De sturing en beheersing van de capaciteitskosten hebben in 2023 extra aandacht gekregen binnen de organisatie. Externe onzekerheden over tijdelijke en specifieke financiering van doelen door het Rijk (via SPUK’s) hadden en hebben invloed op de wijze waarop de capaciteit financieel gedekt en ingezet wordt. Deze trend zal zich ook in 2024 en verder doorzetten en heeft komende tijd de nadrukkelijke aandacht.
De totale capaciteit bestaat uit inhuur en eigen medewerkers en wordt zowel ingezet voor de realisatie van investeringen (balans) als voor de begrotingsprogramma’s.
Verschil begroot - gerealiseerd in de programma’s uitgesplitst naar lonen en inhuur
| Begroot | Gerealiseerd | Verschil (min is voordelig) |
|---|---|---|---|
Loonkosten | 118,9 | 111,0 | -7,9 |
Inhuur | 15,1 | 18,5 | 3,4 |
Overige kosten | 5,6 | 5,8 | 0,2 |
Totaal | 139,6 | 135,3 | -4,3 |
In 2023 zijn € 4,3 miljoen minder capaciteitskosten toegerekend aan de exploitatie dan begroot. Dit komt door onder andere door openstaande vacatures en het kopen van verlofuren door medewerkers. Het is moeilijk om vaste medewerkers te werven. Daardoor staan formatieplaatsen soms langere tijd open. Het kopen van verlof is een financieel voordeel voor de provincie, doordat er steeds verlof wordt gekocht door de medewerkers. Hiervoor is een voorziening gevormd ter dekking van de toekomstige opname van (gespaard) bovenwettelijk verlof.
Daartegenover staat een stijging van de inhuurkosten ten opzichte van begroting 2023 met € 3,4 miljoen. In de huidige arbeidsmarkt is het zelfs moeilijk om deze openstaande plekken in te vullen met duurdere inhuur-medewerkers.
Toerekening aan de programma’s en investeringen
Binnen de begroting en de rekening worden de capaciteitskosten toegerekend aan de begrotingsprogramma’s en taakvelden. Dit betreft de totaal ingezette capaciteit inclusief extern ingehuurde capaciteit volgens het capaciteitssturingsbeleid.
Alle kosten van capaciteit worden verzameld bij de sectoren en vervolgens over de programma’s verdeeld met een verdeelsleutel op basis van begrote capaciteitsinzet. Daarmee wordt de inzet toegeschreven aan de opgave(n) waar de provincie voor staat.
Toerekening capaciteitskosten aan de programma’s en investeringen
Het begrote toerekeningspercentage wordt in principe ook gebruikt voor de realisatie. Conform het capaciteitsbeleid zijn er twee redenen waarom het gerealiseerde percentage toch iets afwijkt van het begrote percentage.
- Onderliggend in de organisatie wordt het toerekeningspercentage verfijnd tot het niveau van organisatorische eenheden op directieniveau. Omdat niet alle directies in gelijke mate werken aan de programma’s, ontstaan kleine afwijkingen van de begrote percentages op programmaniveau.
- Na de laatste begrotingswijziging kan er nog extra capaciteit worden gekocht van budget dat is begroot als opgavenbudget. Het betreft € 0,03 miljoen voor programma Groen en € 0,47 miljoen voor programma Overzicht Financiën en bedrijfsvoering (Kolom B in de tabel). Ook dit veroorzaakt minimale verschuivingen in de percentages.