De maatschappelijke opgaven van de provincie zijn veelomvattend en - vanwege de onderlinge verwevenheid - in toenemende mate complex. Deze opgaven vragen om goede samenwerking, zowel intern als extern met betrokken medeoverheden en andere partners. De provincie heeft de ambitie om bij deze maatschappelijke opgaven het coördinerend middelpunt van de regio te zijn. In 2023 is de organisatievisie ‘Samen wendbaar vooruit’ vastgesteld. Door wendbaar, vernieuwend en professioneel te zijn, door te weten waar we van zijn en waar we goed in zijn, kunnen we met de andere partijen de ruimtelijke en economische puzzel samen leggen.
Voor het realiseren van de maatschappelijke opgaven en het uitvoeren van wettelijke taken overeenkomstig de organisatievisie is een robuuste én wendbare bedrijfsvoering onontbeerlijk. Door professionele advisering, facilitering en ondersteuning zorgt goede bedrijfsvoering ervoor dat de organisatie goed presteert en functioneert: doeltreffend, doelmatig en rechtmatig. Bedrijfsvoering raakt niet alleen het interne functioneren van de organisatie, maar ook de in- en externe samenwerking en het politieke besluitvormingsproces.
Voor het onderhoud en doorontwikkeling van de bedrijfsvoeringsfunctie heeft de provincie in 2023 aan de volgende thema’s gewerkt:
- Professionalisering en inzet van gebundelde expertise;
- Digitalisering en datagedreven werken;
- Bedrijfsvoeringssystemen die het functioneren en presteren ondersteunen;
- Kaderstelling;
- Sturing & beheersing.
Professionalisering
De provincie richt zich op een optimale inzet van het personeel. In de cao 2022-2023 stond ‘Duurzame inzetbaarheid’ centraal. Hier is verder vorm aan gegeven. Zo werden de medewerkers gestimuleerd om zich te ontwikkelen tot professionals die binnen en buiten de provincie samenwerken aan de maatschappelijke opgaven. Er is geïnvesteerd in opleiding en training, waarbij het leren steeds meer online plaatsvindt tijdens en in het werk. Vakkennis, samenwerking, talentontwikkeling en integriteit zijn hierbij belangrijke onderwerpen geweest.
De integratie van diversiteit en inclusie in het strategische HRM- beleid is voortgezet en actief uitgevoerd. Zo is geïnvesteerd in bewustwordingstrainingen, lezingen en activiteiten.
Met strategische personeelsontwikkeling is naar het gewenste personeelsbestand, nu en in de toekomst gekeken. Ondanks de krapper wordende arbeidsmarkt, is het gelukt om actief talentvolle mensen aan te trekken en aan de provincie te binden. In 2023 is ook aandacht aan de profilering van de provincie als aantrekkelijke werkgever besteed.
Hybride werken vroeg om verandering en uitbreiding van faciliteiten. In 2023 zijn aanpassingen doorgevoerd die hybride overleggen makkelijker hebben gemaakt en is een aanbesteding gestart om de faciliteiten voor videovergaderen te moderniseren. Ook is een start gemaakt om in het kantoorgebouw extra voorzieningen te treffen voor samenwerken, ontmoeten en in stilte werken.
Er is ingezet op een gezond werkklimaat. De provincie heeft actief instrumenten aangeboden die de vitaliteit van de medewerkers bevorderen. Ook is een nieuw beleid ontwikkeld rond psychosociale arbeidsbelasting.
Verder is in 2023 het intranet van de provincie vernieuwd.
Digitalisering en datagedreven werken
In 2023 is verder gewerkt aan de doelen uit de Geactualiseerde Datastrategie (2021-2023). Er zijn bijvoorbeeld verdere stappen gezet in het ontwikkelen van dashboards en analyses voor het sturen en monitoren van de bedrijfsvoering. Eind 2023 is een evaluatie uitgevoerd over de werking van de datastrategie, de huidige status van de doelstellingen en het vervolg. Het gros van de acties is gerealiseerd en de strategie heeft de beoogde aanjagende en structurerende functie vervuld.
Verder is de ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden op het gebied van digitalisering en datagedreven werken verder gestimuleerd, door specifieke opleidingen en trainingen. Ontwikkeling van nieuwe technologie, zoals ChatGPT, hebben het afgelopen jaar een enorme vlucht genomen. Er zijn daarom stappen gezet om het bewustzijn van provinciemedewerkers te verhogen, onder andere door workshops over veilig en ethisch gebruik.
Ook zijn in 2023 stappen gezet richting nieuwe ICT-basisdiensten. Zo is gestart met de aanbesteding van de Cloud- en Werkplekdiensten, inclusief Service- en Integratieondersteuning. Hiermee zal een nieuwe leverancier worden gecontracteerd, die de werkplekdiensten levert. Die diensten leggen de basis onder het werk van alle provinciemedewerkers. Daarnaast is er het afgelopen jaar gewerkt aan een Cloud-transitie. De provincie Noord-Holland heeft, evenals veel (overheids)organisaties, gekozen voor het optimaal inzetten van de zogeheten publieke cloud in plaats van data-opslag in het traditionele datacenter. Mede door de Cloud-transitie is het afgelopen jaar het digitaal samenwerken veranderd. De overstap naar SharePoint wordt in 2024 afgerond. Alle medewerkers zijn voorzien van een nieuwe digitale werkplek, waardoor we veilig en op een gebruikersvriendelijke manier kunnen delen en samenwerken. Oók met derden. De nieuwe digitale werkplek is goed ontvangen door de medewerkers.
Bedrijfsvoeringssystemen
In 2023 is een aanvang gemaakt met de modernisering van de bedrijfsvoeringssystemen voor financiën, inkopen en personeelsbeheer. Dat is nodig omdat de huidige systemen verouderd zijn en uiterlijk in 2027 vervangen dienen te worden, bij voorkeur in één nieuw kernsysteem. Dit is een meerjarig traject, waarmee we in de bedrijfsvoering beter in staat zullen zijn data-gedreven en efficiënter te werken met zoveel mogelijk standaard en gebruiksvriendelijke applicaties. De overstap naar een nieuw kernsysteem wordt voorzien per 1 januari 2027.
Daarnaast is in 2023 gestart met het implementeren van het nieuwe subsidiesysteem, dat in het eerste halfjaar van 2024 in gebruik wordt genomen.
Kaderstelling
De provincie vertaalt externe regels naar interne kaders die sturend én faciliterend zijn voor het primaire proces. Hierbij is het uitgangspunt dat deze kaders begrijpelijk en praktisch toepasbaar zijn in de context van de opgaven van de provincie.
In 2023 heeft de provincie verdere invulling gegeven aan het inkoopbeleid dat in 2021 is vastgesteld. In 2021 is het kader ‘Externe capaciteit’ opgesteld. Hierin zijn onder andere spelregels opgenomen voor de inzet van externe capaciteit. Gezien de arbeidsmarktontwikkelingen, de ontwikkelingen op de inhuurmarkt en de nadere invulling vanuit het Rijk van de wet DBA, is in 2023 gewerkt aan herziening van dit kader. Afronding daarvan zal in 2024 plaatsvinden.
In het kader van fiscale beheersing en naleving van het gesloten horizontaal toezichtconvenant met de Belastingdienst, is het tax control framework in 2023 verder uitgebreid en doorontwikkeld binnen de provincie Noord-Holland.
Sturing en beheersing
Sturing op het behalen van de doelstellingen van de provincie vindt plaats via de planning & controlcyclus. In 2023 lag de de focus op het ondersteunen van de coalitieonderhandelingen en het zorgen voor een robuust financieel kader. De ontwikkelingen bij het Rijk (contourennota) zijn hiertoe nauwlettend gevolgd.
De focus van interne beheersing heeft zich gericht op het beheerst realiseren van de provinciedoelstellingen. Hierbij is de aandacht uitgegaan naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Ten behoeve van de doelmatigheid en doeltreffendheid worden ook zogenoemde 217a onderzoeken uitgevoerd.
Verder is gewerkt aan het verder inrichten en uitwerken van een controlframework dat vanuit verschillende invalshoeken (de 7 elementen van control als opgenomen in het controlstatuut) bijdraagt aan het versterken van de governance, het werken in overeenstemming met wet- en regelgeving, risicomanagement en project- en procesbeheersing. Deze elementen vormen de basis voor interne voortgangsgesprekken ter versterking van de interne beheersing. In 2023 heeft een aanbesteding plaatsgevonden voor een Governance, Risk en Compliance tool. Deze aanbesteding heeft nog niet tot het gewenste resultaat geleid, maar krijgt een vervolg in 2024.
In deze jaarstukken geeft het college van Gedeputeerde Staten zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording af. In 2023 zijn de voorbereidingen getroffen voor het kunnen afgeven van deze verantwoording. De kaders hiervoor zijn in december 2023 vastgesteld door Provinciale Staten.