Wet open overheid

Dit is de openbaarheidsparagraaf van de provincie Noord-Holland. Artikel 3.5 van de Wet open overheid bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering van de Woo, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Met deze paragraaf legt de provincie een beschrijvende verantwoording op hoofdlijnen af over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de 3 speerpunten van de Wet open overheid: passieve openbaarmaking, (verbetering van) de informatiehuishouding en actieve openbaarmaking. 
Passieve openbaarmaking 
In 2023 zijn er 111 Woo-verzoeken ingediend en in behandeling genomen, een daling van circa 10% ten opzichte van 2022. Voor de behandeling van Woo-verzoeken is de beleidslijn openheid en transparantie, die in 2022 is uitgevoerd, leidend: transparantie wordt nagestreefd en ieder gevraagd document wordt op inhoud beoordeeld. Daarnaast is de inzet om altijd met de verzoeker in gesprek te gaan en doorlopend contact te houden over de voortgang zodat het verzoek zoveel mogelijk naar tevredenheid wordt afgehandeld. Er zijn in 2023 nagenoeg geen bezwaar- en/of beroepsprocedures ingediend. Ondanks dat de capaciteit van de centrale Woo-unit is uitgebreid en de provincie in onderzoeken hoog scoort op het aantal Woo-verzoeken dat binnen de wettelijke termijn wordt afgehandeld, blijft de afdoeningstermijn een punt van aandacht. De overstap naar het informatiebeheersysteem Windows SharePoint is een belangrijke stap richting het verder op orde brengen van de digitale informatiehuishouding, waarmee de doorlooptijden van de behandeling van een Woo-verzoek zullen verbeteren. 

Digitale informatiehuishouding 
De provincie is voor haar kennis- en documentbeheer in 2023, op één directie na – deze volgt begin 2024 - overgestapt naar de SharePoint Werkomgeving. Dit is een informatiebeheersysteem van Microsoft 365, waar medewerkers efficiënt kunnen samenwerken en waar op geautomatiseerde wijze conform de wettelijke regels en richtlijnen informatie wordt gearchiveerd. Om met het nieuwe systeem te kunnen werken, zijn alle medewerkers getraind door middel van diverse (e-learning) trainingen. Hierbij is aandacht besteed aan de bewuste omgang met informatie en het belang van goed informatiebeheer. Ook is er uitgebreid aandacht besteed aan de richtlijnen voor het voorzien van documenten van metagegevens. Hiermee wordt het zoeken naar informatie eenvoudiger en is de informatie makkelijker en sneller vindbaar. De unit Documentaire Informatievoorziening voert (vanaf 2022) ambtelijk toezicht uit op de naleving van de informatiebeheerkaders in de ambtelijke organisatie. Door dit jaarlijkse toezicht - en ook het up to date houden van het beleid - werkt de provincieorganisatie met dit kwaliteitssysteem samen aan structurele verbetering van de informatiehuishouding.   
Actieve openbaarmaking 
Het derde speerpunt van de Woo is actieve openbaarmaking. Er moeten 11 informatiecategorieën actief openbaar worden gemaakt. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft vanwege de technische onuitvoerbaarheid van een centraal overheids-breed platform Platform Open Overheidsinformatie(PLOOI), definitief besloten hiermee te stoppen. Daarvoor in de plaats heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken via het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) een Woo-index beschikbaar gesteld. Bestuursorganen publiceren de informatie op hun eigen website en door een digitale link naar de Woo-index is deze informatie vindbaar voor inwoners. Op termijn zal de te publiceren informatie toenemen en zal misschien een publicatieplatform door de provincie moeten worden ontwikkeld om aan de actieve openbaarheid te kunnen voldoen. Nog geen van de 11 categorieën moest verplicht openbaar gemaakt worden. Op dit moment is de huidige publicatie op de website voldoende. De provincie voldoet daarmee aan de inspanningsverplichting.